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Gastos deducibles en el IRPF en 2015

¿Qué requisitos tienes que cumplir para desgravar los gastos de tu actividad  en tu declaración de renta?

¿Qué gastos puedes incluir?

¿Qué sucede con las partidas que presentan mayor problemática, como el local en vivienda propia, el teléfono móvil, los viajes y el vestuario?

Los gastos fiscalmente deducibles para un autónomo que tributa en régimen de estimación directa, tanto en la modalidad normal como simplificada, prácticamente coincide con los gastos desgravables en el impuesto de sociedades, aunque con algunas diferencias.

Los autónomos acogidos al sistema de módulos, pagan una cuota fija, independientemente de los gastos reales que tenga su negocio.

 

1. REQUISITOS DEL GASTO PARA SER DEDUCIBLE
  • Ha de ser un gasto vinculado a la actividad económica.
  • Ha de encontrarse convenientemente justificado, ¿cómo? Con una factura.
  • Debe estar registrado contablemente (en el libro de gastos).

De estos tres criterios, el más problemático es el primero, ya que para determinados gastos, el autónomo ha de demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles, porque no permiten identificar quién ha realizado el gasto. De modo que hay que acostumbrarse a pedir facturas en restaurantes, gasolineras, taxis, etc, siempre y cuando el gasto guarde relación con tu actividad.

 

2. GASTOS DEDUCIBLES EN EL IRPF

Según Hacienda, los gastos más habituales son los siguientes:

  • Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos=existencias iniciales + compras - existencias finales.
  • Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.
  • Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores, más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, con la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 es deducible el 50% de la aportación por contingencias comunes. Hasta ahora sólo eran deducibles las de los profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua, con un máximo de 4.500 euros anuales.
  • Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (por ejemplo: cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
  • Gastos de arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.
  • Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
  • Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
  • Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.
  • Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de hacienda.
  • IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA. Como en actividades exentas de iva (por ejemplo en medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (recargo de equivalencia y agricultura, ganadería y pesca).
  • Gastos financieros: intereses de préstamos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
  • Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado afecto a la actividad. Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.
  • Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros ,etc); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.
  • Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
  • Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
  • Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.
 
3. GASTOS DEDUCIBLES ESPECIALES: LOCAL, VEHÍCULO, TELÉFONO MÓVIL, VIAJES Y VESTUARIO

Estos gastos tan habituales entre los autónomos generan dudas debido al grado de afectación a la actividad. Hacienda es cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad. Vamos a verlos por separado.

  • Local u oficina específico para la actividad: no presenta problemas, se notifica a hacienda los datos del local en el momento de darse de alta cumplimentando el modelo 036 o 037, o con una modificación de datos en dichos impresos en el momento del traslado al nuevo local u oficina. Se pueden desgravar todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También se puede amortizar la inversión realizada si el local ha sido comprado.
  • Local u oficina en una vivienda: al igual que en el caso anterior, hay que notificárselo a hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o como máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. Aunque para poder desgravarse el alquiler hay un requisito adicional y es que el propietario nos haga un contrato con IVA por el total de la vivienda o al menos uno separado  por el alquiler del % afectado. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA. Por último decir que hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte "profesional" y la "privada" de la vivienda.
  • Teléfono móvil: si sólo tienes una línea de móvil, hacienda permite imputar un 50% del gasto ya que considera que el 50% restante se dedica a llamadas personales.
  • Vehículo particular y gastos asociados, como mantenimiento, gasolina, seguro,…): a efectos del IRPF, sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA.
  • Gastos de viajes y representación: se pueden desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos en fin de semana es difícil que sea aceptada por hacienda. Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que se limite a la lógica de la actividad y se anote siempre con quien se tiene la comida.
  • Gastos de vestuario: sólo se admite el gasto en vestuario profesional como uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

 

4. GASTOS FISCALMENTE NO DEDUCIBLES
  • Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de hacienda.
  • Donativos y liberalidades
  • Pérdidas en el juego
  • Gastos realizados por personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
  • IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.